مقدمة:
يعتبر برنامج QuickBook من اكثر البرامج المالية شعبية في العالم حيث يقدر عدد مستخدميه في الولايات المتحدة فقط بـ 13 مليون مستخدم . وقد بدات كثير من الشركات والمنظمات في محيطنا العربي في استخدام هذا البرنامج إلا أن الدعم الفني العربي لهذا البرنامج يكاد يكون منعدما أما عن الكتب العربية عن هذا البرنامج وعن البرامج العالمية الأخرى فتظل منعدمة تماما ، ومن هنا بدات فكرتنا في هذه السلسلة التي تقوم بشرح اهم البرامج المحاسبية العالمية لتكون لدى المحاسب المتخصص والمبرمج العربي وأصحاب المؤسسات والشركات فكرة كافية عن هذه البرنامج وكيفية عملها .
اهداف سلسلة كتاب البرامج المحاسبية :
• تطوير قدارات المحاسبين والاداريين بفهم طريقة عمل الانظمة العالمية للمحاسبة.
• تطوير العمل المحاسبي المحلي مع ما يتناسب مع العمل المحاسبي العالمي.
• اكساب المشاركين في الدورة الثقة بالتعامل مع الانظمة المحاسبية العالمية.
• معرفة واستخدام اهم مميزات برنامج QuickBooks.
• الطريقة الصحيحة لاستخدام برامج الـQuickBooks .
برامج الـQuickBooks
البرنامج من اصدار شركة Intuit وهو من عائلة برامجها وهناك عدة اصدارات للـ QuickBooks منها :
• QuickBooks Simple Start
• QuickBooks Pro
• QuickBooks Premier - Industry-specific Tools
• QuickBooks Enterprise
وتعتبر اصدارة Enterprise اشملها وقد تعودت الشركة أن تحدث اصداراتها كل عام لكن الاصدارات من 2002 الى 2007 تتشابه الى حد بعيد .
وستكون جولتنا في هذا الكتاب مع اصدارة QuickBooks Premier2006 إلا أنك سوف تستفيد من هذا الكتاب مع جميع اصدارات البرنامج.
ويعتبر البرنامج مناسب للمؤسسات والشركات والمنظمات الربحية وغير الربحية ويعتبر من فئة البرامج المالية المستهدفة للشركات والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة (عدد محاسبيها من 1 الى 20 محاسب).
نظرة عامة للبرنامج :
يزودنا QuickBooks Premier بسجلات واستمارات لتلبية الوظائف الجوهرية للدفاتر المالية: دفتر الأستاذ العام (General Ledger)، والحسابات الدائنة والمدينة (Accounts Receivable and Payable)، والمستودعات (Inventory)، والرواتب والأجور (Payroll). كما تزوّدنا أيضاً بإمكانات في مجال الفوترة الزمنية (Time Billing)، وتتبّع المشاريع (Project Tracking)، وإدارة الأصول الثابتة (Fixed-Asset Management) .
ومخطط السيولة النقدية على المدى القصير، ودعم عدة أسعار لكل من الزبائن والأعمال.
تقوم ميزة EasyStep في برنامج QuickBooks باصطحابك عبر الخطوات اللازمة لإنشاء ملفات شركتك. كما يساعدك البرنامج على إعداد أعمالك وأفضليات البرنامج، وبناء ملفات للأفراد والبنود، وملء بعض التفاصيل المالية الإضافية.
أسّست شركة Intuit بنية شاشة العمل منذ بضعة سنوات خلت منذ الثمانينات، وتمكّنت هذه البنية من خدمة برنامج QuickBooks بشكل جيد. .
ويمكنك التنقّل بسهولة بين عناصر الملاحة Navigators (شركات، باعة، موظفين، وهكذا)، التي تعرض مجموعة متنوعة من البيانات والأدوات المرتبطة بكل منها. ويبيّن المخطط النهجي المتفاعل كيفية سير التعاملات المالية لجميع العمليات الرئيسية في كل مجال من المجالات، مع وجود وصلات تشعبية للوظائف المستخدمة بكثرة. وتتوفر العديد من التقارير، إضافة إلى وصلات للنشاطات المتعلقة بها. كما يوجد شريط أيقونات قابل للتصميم حسب الطلب، من أجل تسهيل ملاحة البرنامج بشكل أكبر.
عندما تصبح جاهزاً للعمل، فإن عمق برنامج QuickBooks وطريقة تصميمه تساعدك على زيادة سرعة إنجاز السجلات المحاسبية. وبعيداً عن عرض قائمة الأشخاص والبنود، يمكنك استخدام قوائم متخصصة لتعمل مع السجلات بحد ذاتها، وإدخال التعاملات المالية المتعلقة بتلك المجموعة، وتشغيل التقارير اللازمة. وتعتبر هيئات السجلات مسبقة الصنع (بنود، موظفين، زبائن، باعة، أعمال) ملائمة لتتبّع التفاصيل البارزة، مع توفر العديد من الحقول المخصصة لذلك.
تم دمج المستويات الجديدة لسعر كل بند من البنود مع مرونة جديدة في عملية التسعير يمكنك إنشاء حتى 100 مستوى مختلف للأسعار بالنسبة للزبائن أو الأعمال.كما أن استمارات التعاملات المالية مصممة للعمل بشكل سريع وبسيط، ويحقق البرنامج هذين الهدفين بشكل جيد. ويمكنك بسهولة تغيير بعض الصفات الأساسية للاستمارات، أو يمكنك اللجوء إلى تصميم جديد لإعادة بناء الاستمارات بشكل أوسع. كما توجد أدوات جديدة لتتبّع الأصول الثابتة.
يقدّم برنامج QuickBooks مجموعة كاملة من تقارير الأعمال القياسية. ويمكنك فلترة البيانات التي تظهر في التقارير، والغوص في خط البنود من أجل رؤية التعاملات المطلوبة. ويمكنك أيضاً إرسال التقارير بالبريد الإلكتروني، وتصديرها إلى برنامج إكسل.
يعتبر مخطط سريان السيولة النقدية لمدة ستة أسابيع، والذي يستخدم سيناريوهات "ماذا لو"، من المزايا الجديدة . ويمكن الوصول عن بعد إلى هذه البيانات، وإلى البيانات الأخرى في البرنامج.
الباب الأول اعداد البرنامج واستخدام المعالج
ستتعلم في هذا الباب :
اعداد برنامج كويك بوكس المالي على جهازك.
اعداد الكراك والتسجيل
انشاء شركة جديدة Create a new company
أسئلة معالج اعداد الشركة EasyStep Interview
اعداد حسابك المصرفي Setting Up a Bank Account
اعداد حسابات منصرفات شركتك Setting Up Expense Accounts
اعداد حسابات الدخل (الايراد ) Income Accounts
اعداد برنامج كويك بوكس المالي:
1- ادخل الاسطوانة في محرك الاقراص الصلبة
2- واضغط على Install. سيظهر لك معالج الاعداد .
3- اضغط على زر Next – التالي- لتجري عملية الاعداد.
4- ستظهر لك شاشة الاتفاقية اختر الخيار Accept.
5- اضغط على Next لتواصل عملية الاعداد
6- ادخل رقم الترخيص الذي ستجده في الاسطوانة المرفقة مع الكتاب.
7- اضغط Next.
8- اذا لم تكن عندك نسخة سابقة من الكويك او اردت انشاء نسخة جديدة سيظهر لك الخيار الاول .
9- اذا كنت تريد تغير دليل الاعداد الافتراضي اضغط على هذا الزر وحدد المكان الذي تريد ان يتم فيه تنزيل البرنامج.
10- اذا كان عندك نسخة سابقة واردت تطويرها الى النسخة الاحدث اختر مكان النسخة السابقة التي تريد تطويرها.
11- الغ الخيار اذا كنت لا تريد ان ان تظهر لك رموز البرنامج وبرامج الدعم في سطح المكتب
12- اضغط Next.
13- اضغط Install
14- عند نهاية الاعداد فان جهاز كمبيوترك سيعمل اعادة تشغيل .
اعداد الكراك :
اذا لم تسجل البرنامج عند الشركة فان البرنامج سيعمل لفترة مؤقتة فقط ولتتجاوز ذلك انسخ محتويات المجلد Crack وضعه في داخل المجلد الذي اعددت به البرنامج ستخرج رسالة لتاكيد انك تريد استبدال الملفات فاضغط التاكيد Ok.
انشاء شركة جديدة Create a new company
ان التخطيط الجيد لاي عمل يعطي نتائج جيدة وكذلك هنا لابد ان تخطط للبيانات المالية لشركتك بكفاءة ويساعدك المعالج الموجود في برنامج QuickBooks على ذلك بخطوات سهلة فإن الاسئلة التي سيسألك اياها المعالج تساعدك كثيرا في اعداد بيانات شركتك يعرف هذا المعالج بـ (EasyStep Interview) .
لنبدأ خطوات عمل شركة جديدة:
1- اختار خيار Create A New Company File من شاشة الترحيب التي ستظهر لك عند فتح البرنامج .
2- اضغط الزر ٍStart Interview
3- ادخل اسم شركتك Company Name والاسم القانوني Legal name
4- ادخل رقم الفيدرالي التعريفيfederal identification (هذا خاص بالنظام الامريكي والكندي)
5- ادخل العنوان ورقم التلفون والمعلومات الضرورية لشركتكaddress, phone number .
6- اضغط Next
7- هذا الخيار افتراضي ادخال اسم مدير النظام ورقم السر administrator password
8- ادخل اسم ملف بيانات شركتك . filename for NewCompany
9- اضغط Save.
أسئلة معالج اعداد الشركة :
في معالج اعداد الشركة ستسأل اسئلة تساعد في اعداد بياناتك وهناك أسئلة أساسية يجب ان تجيب عليها أغلب الاسئلة الإجابة عليها بنعم او لا انظر إلى بعض الاسئلة التي ستقابلها :
1- حدد نوعية عملك من القائمة .
Select your industry: Choose from a list of sample industry choices.
2- هل تبيع منتجات ام انك بيع خدمات ام كلا الاثنين ؟
What do you sell? Indicate if you sell services, products, or both.
3- كيف تسجل عمليات بيعك هل بصورة يومية كقيد يومية او اسبوعية ام تستعمل نقاط البيع؟
How will you enter your sales in QuickBooks? Indicate if you record your sales individually, as a daily or weekly summary, or if you use QuickBooks as a point of sale program.
4- هل تبيع بعض المنتجات او الخدمات في الانترنت او تخطط لذلك في المستقبل ؟
Do you sell products online? Yes, no, or maybe in the future
5- هل تحسب ضريبة للمبيعات ؟
Do you charge sales tax?
6- هل تريد للبرنامج ان يعمل لك تقديرات ؟
Do you want to create estimates in QuickBooks
7- هل تريد متابعة طلبات البيعات قبل فاتورة زبائنك؟
Do you want to track sales orders before you invoice your customers?
8- هل تريد استخدام ايصالات البيع (البيع النقدي) في البرنامج ؟
Do you want to use sales receipts in QuickBooks
9- هل تريد استخدام بيانات الفواتير او المطالبات في برنامج الكويك بوكس؟
Do you want to use billing statements in QuickBooks
10- هل تريد استخدام الفواتير في البرنامج ؟
Do you want to use invoices in QuickBooks?
11- هل تريد من البرنامج متابعة فواتيرك المطلوبة منك ؟
Do you want to keep track of bills you owe
12- هل تريد متابعة المخزون؟
Do you want to track inventory in QuickBooks
13- هل تقبل وتتعامل ببطاقات الائتمان او تنوي ذلك في المستقبل؟
Do you accept credit cards? Yes, no, or maybe someday
14- هل تريد متابعة الوقت ؟
Do you want to track time in QuickBooks
15- هل لك مستخدمون (موظفون)؟
Do you have employees
القوائم التي ممكن ان تدخلها في معالج اعداد الشركة :
- قائمة الزبائن Customer list: الزبائن هم العملاء الذين تتعامل معهم بانتظام وتريد ان تسجل عملياتهم المالية مطالبتهم وفواتيرهم ما الذي اشنرواهم كم دفعوا كم تبقى لهم بما يدنون ..الخ لذلك القائمة تعطيك معلومات عن الزبائن اسماءهم عناوينهم أي معلومات ضروية .
-قائمة المخزون Inventory list: المنتجات التي تخزنها كلفتها كمياتها الحد الادنى الذي تريدها في المخزن الى غير ذلك .
- قائمة الموردون Vendor list الذي تشتري منهم او الجهات الحكومية التي تطلبك كالزكاة تحتاج لتخزين المعلومات عنهم كاسماءهم وعناوينهم وارقام تلفوناهم وبريدهم الالكتروني وغير ذلك .
ادخل تاريخ البداية Entering a Start Date :
ليس من الضروري أن تدخل تاريخ بداية عملك بتاريخ اليوم او بالتاريخ الذي اعددت به البرنامج فالمراد بتاريخ البداية التاريخ الذي تريد ان تتابع فيه صفقاتك وعملياتك المالية ومن الافضل ان يكون تاريخ البداية بداية السنة او نصفها او الربع الاول او الاخير من السنة فإذا كنت اسست شركة منذ فترة قريبة وقد سجلت كل صفقاتك المالية فيمكنك جعل اليوم الذي فتحت به الشركة تاريخ بداية العمل مع انزال كل الصفقات المالية التي سجلتها الى البرنامج او يمكنك ادخال تاريخ بداية البرنامج على أن تدخل الأرصدة الفترة السابقة لعملك بالبرنامج كارصدة افتتاحية .
1- ادخل تاريخ البداية الذي تختاره .
3- اضغط Next
اعداد حسابك المصرفي Setting Up a Bank Account :
مهما كان نوع عملك فالغالب ان لديك حساب في احد البنوك او عدة بنوك تودع فيها ايراداتك وتدفع منه بعض منصرفاتك وتغذي منه الخزينة إلى غير ذلك من الاعمال في معالج اعداد الشركة يساعدك في اعداد هذا الحساب .
تنبيه :حساب البنوك يشمل حساب الخزينة (النقدية) كما يشمل حساب البنوك.
1- ادخل اسم حسابك المصرفي name of your bank account يمكن ان يكون اسم الحساب باسم البنك نفسه مثال : "بنك ام درمان الوطني- فرع البرلمان-جاري محلي " او تسمي الحساب باي اسم تريد ويسهل عليك وعلى الادارة فهم التقارير .
2- ادخل رقم حساب البنك bank account number
3- اختر هل فتحت هذا الحساب قبل او بعد تاريخ البداية الذي حددته.
4- اضغط Next
5- اذا اشرت ان حسابك في البنك فتحته قبل تاريخ البداية الذي حددته فحدد تاريخ اخر كشف حساب استلمته قبل تاريخ البداية للعمل الذي حددته في البرنامج . اما اذا اشرت الى ان الحساب انشأته بعد تاريخ البداية فسيعتبر البرنامج ان اخر كشف حساب هو تاريخ بداية عملك الذي حددته للبرنامج .
6- ادخل مبلغ رصيد اخر كشف حساب استلمته اذا الحساب منشأ قبل تاريخ بداية العمل . وادخل 0 (صفر) اذا كان الحساب منشأ بعد تاريخ البداية لعملك .
7- اضغط Next .
اعداد حسابات منصرفات شركتك Setting Up Expense Accounts
يساعدك معالج اعداد الشركة او ما يعرف بـ(EasyStep Interview) لاعداد حسابات منصرفات شركتك كما يعطيك حسابات افتراضية لحسابات منصرفاتك حسب نوع العمل الذي اخترته في بداية المعالج قد لا تحتاج لهذه الحسابات في عملك يمكنك ازالته بعد انتهائك من المعالج كما ستعرف في انشاء وحذف الحسابات. وقد يكون عندك حسابات اخرى تريد أن تضيفها يمكنك المعالج من ذلك فلنتابع كيف نفعل ذلك :
1-تصفح الحسابات الافتراضية التي انشأها البرنامج لحسابات منصرفاتك واعرف ماتحتاج اليه او لا تحتاجه إذا كانت هذه القائمة مناسبة مع حسابات منصرفات عملك فيمكنك الضغط على موافق ثم اذا كان هناك ثم تعديلات قليلة يمكنك اضافتها بعد الانتهاء من المعالج كما ستتعمل في الدروس اللاحقة .
2-اختر موافق لتوافق على قائمة الحسابات الافتراضية
3- اختر لا اريد ان انشأ حساباتي بنفسي
4- اضغط Next لتستمر .
اعداد حسابات الدخل (الايراد ) Income Accounts
يسهل لك المعالج اعداد قائمة حسابات ايراداتك حساب الايرادات هي الحسابات التي تسجل فيه دخل شركتك ويعطيك البرنامج حسابات افتراضية لحسابات الايراد كما في المنصرفات يمكنك اما اختيار القائمة الافتراضية او انشاء الحسابات التي تريدها .
1- استعرض قائمة الحسابات الافتراضية التي انشأها البرنامج ويمكنك مغادرة المعالج بالضغط على Leave لتعود في مرة اخرى.
2- اختر accept لتوافق على قائمة الحسابات الافتراضية .
3- اختر No اذا اردت انشاء حسابات بنفسك .
4- اضغط Next.
عندما تنتهي من اخر شاشة في المعالج اضغط على الزر Finish وبهذا نكون قد اتممنا اعداد معالج الشركة .
الباب الثاني : الاساسيات في برنامج QuickBook
ستتعلم في هذا الباب :
تحرير واضافة الحسابات Adding accounts
قائمة انواع الحسابات في برنامج QuickBook
انواع حسابات الايرادات والمنصرفات Income and expense
لإنشاء حساب جديد
اضافة وتحرير الـItem (البنود او المواد)
(انواع البنود- المواد) Types of Items
تعريف زبون Customer جديد
تعريف مورد جديد Adding Vendors
التصنيف classes
اعداد التصنيفات الاضافية للعمليات المالية: Classes
اعداد حسابات الدخل (الايراد ) Income Accounts
1-1تحرير واضافة الحسابات Adding accounts:
عند اعداد ملف شركتك (وهو ماذكرناه في الباب السابق ) يعطيك البرنامج بعد سؤالك عن نوع عملك يعطيك دليل محاسبي افتراضي به انواع معينة من الحسابات باللغة الانجليزية يمكن ان تكون هذه الحسابات غير ملبية تماما لاعمالك وتريد اضافة حسابات اخرى أو انك تريد تغير بعضها او تحذف بعضا منها أو تريد أن تكتبها باللغة العربية .
قائمة انواع الحسابات في برنامج QuickBook
انواع حسابات الميزانية Blance sheet وهي عشرة انواع:
• Bank : حسابات البنوك او الخزينة او النقد اليومي تدخل تحت هذا النوع
• Accounts receivable : (الذمم المدينة) وغالبا في اكثر الشركات تحتاج الشركات لحساب ذمم مدينة واحد وهو الحساب الذي يتعلق بالصفقات المالية التي تدين بها للزبائن وتتعلق بالفواتير والسداد وايداعات السداد والمرتجعات.
• Other current asset (الاصول المتداولة)
• Fixed asset (الاصول الثابتة)
• Other asset (الاصول الاخرى)
• Accounts payable (الذمم الدائنة)
• Credit card (بطاقات الائتمان)
• Current liability (المطلوبات الحالية ) وهي المطلوبات التي من المفترض ان تدفعها خلال سنة واحدة مثل الضرائب والتامين .
• Long-term liability (المطلوبات طويلة الاجل)
• Equity (حقوق الملكية) : وتشمل راس المال ، والارباح غير الموزعة.
انواع حسابات الايرادات والمنصرفات Income and expense وهي اربعة :
• Income (الايراد) : ويعني به مصدر الدخل الرئيس لمؤسستك
• Other Income (ايرادات اخرى)
• Expense (المنصرفات)
• Other Expense (منصرفات اخرى)
• Cost of Goods sold (تكلفة البضاعة المباعة ): وهي تكلفة البضاعة المعدة للبيع.
لإنشاء حساب جديد:
1. افتح نافذة مخطط الحسابات وذلك بذهابك الى القوائم – قائمة Company menu (قائمة الشركة) وحدد Chart of Accounts (مخطط الحسابات او دليل الحسابات) .
• افتح نافذة مخطط الحسابات وذلك بذهابك الى القوائم – قائمة Company menu (قائمة الشركة) وحدد Chart of Accounts (مخطط الحسابات او دليل الحسابات) .
• بسرعة : او اضغط على Ctrl+A.
2.
(انظر نموذج رقم 1):
2. اضغط زر Account في اسفل نافذة مخطط الحسابات واختر New (جديد) واضغط وذلك كي نعرف حساب جديد او اضغط Ctrl+N
(انظر نموذج رقم 2):
3. ستظهر لك نافذة ادخال حساب جديد اول حقل هو Type (النوع) وهو نوع الحساب الذي تريد تعريفه اختر مثلا من نوع الحساب في القائمة المنسدلة Cost of Goods Sold (تكلفة البضاعة المعدة للبيع) .
4. ادخل اسم حسابك بحيث يكون اسم فريد لا يتكرر وانتبه ان هذا الاسم هو الذي سيظهر في تقارير مؤسستك .
انتبه : عند كتابة اسم الحساب باللغة العربية اكتب اولا نجمة * او حرف انجليزي (E) او نقاط (...)ثم اكتب الاسم وذلك للتغلب على عدم ظهور الاسماء العربية في القوائم لضعف البرنامج في دعم اللغة العربية.
(انظر نموذج رقم3 ):
5. اذا كان هذا الحساب الذي اخترته حساب فرعي من حساب رئيس فحدد خيار حساب فرعي واختر الحساب الرئيس من قائمة الحسابات التي ستنشط بعد تحديدك.
6. ادخل وصفا لهذا الحساب مثلا حساب منصرفات الشحن والترحيل على البضاعة.
7. هذا الحقل يجعل برنامج الكويك بوكس يساعدك في متابعة ضريبة الدخل عندك بالنسبة لايراداتك ونفقاتك .
8. نافذة تعريف الحساب الجديدة قد تحتوي على حقل الرصيد الافتتاحي وذلك حسب اختيارك لنوع الحساب فالرصيد الافتتاحي الذي في هذا الحساب قبل بداية عملك بالبرنامج
تنبيه :اذا اردت ترقيم حساباتك فاذهب الى Preferences (تفضيلات ومميزات)
-هذه النافذة ستجدها في فصل اعداد الخيارات العامة - واختر Account وحدد خيار Use Account Numbers سيظهر حقل الترقيم في نموذج .
1-2 اضافة وتحرير الـItem (البنود او المواد):
ماهي الـ Item (البنود-المواد):
هي الوصف الذي يظهر على نماذج مبيعاتك او مشترواتك . ويتمثل ذلك في المنتجات او الخدمات التي تبيعها او تشتريها وكذلك ضريبة القيمة المضافة او ضريبة المبيعات والتخفيض الذي تقدمه للزبائن وكذلك الدفعية المقدمة التي يدفعها الزبون او خدمات الترحيل التي تقدمها او غير ذلك مما يمكن ان تعرفه في في انواع المواد .
(انواع البنود- المواد) Types of Items
يقدم برنامج الكويك بوكس 11 نوع للبنود أي بند او مادة تريد ان تضيفها يجب ان تكون مندرجة تحت نوع من هذه الانواع الـ11 وهي كالاتي :
• Service (الخدمات) مثل خدمة تبيعها كمثال تقوم باستشارات وتاخذ اجرك على ذلك او تكاليف عمل مضافة لفاتورة الزبون او غير ذلك.
• Payment مال يدفع ليخفض قيمة الفاتورة للزبون مثلا دفعة مقدمة اذا كانت الفاتورة بالدين مثلا (وستدرس طرق افضل لذلك من هذا الخيار).
• Inventory part المواد التي تشتريها وتتبع جردها وهي معدة للبيع كمثال لذلك اسبيرات السيارات التي تشتريها وتبيعها لزبائنك .
• Non-inventory part وهي المواد التي تشتريها ولكنك لا تتبع جردها لا نها غير معدة للبيع كالادوات المكتبية التي تستخدمها في عملك .
• Group هذا النوع ليساعدك في سرعة انزال بياناتك عندك مجموعة من المواد التي تبيعها لزبائنك وهذه المواد في العادة تباع سويا فيمكنك ان تجعلها في مجموعة وتعرف هذه المجموعة باسم ثم تختار في فاتورتك هذا الاسم فقط ليتم انزال جميع المواد التي تحتوي عليها هذه المجموعة .
• Discount التخفيض الذي تقدمه لفاتورة لزبون معين وهو يخفض قيمة الفاتورة .
• Sales tax ضريبة المبيعات او القيمة المضافة
• Sales tax group وهي مجموعة من ضرائب المبيعات تعرفها كمجموعة .
• Subtotal المجموع الاصلي للفاتورة قبل الخصومات والاضافات .
• Other charge أي تكاليف اخرى مضافة للفاتورة.
• inventory assembly اذا كنت تصنع منتجا من منتجات اولية فهذا النوع خيارك فستحدد له المنتجات الاولية التي تدخل في تصنيع منتجك .
تعريف Item جديد
• لتنشئ Item (بند) جديد اذهب الى القوائم – قائمة Customer واختر Item List (قائمة البنود) في نافذة قائمة البنود اضغط على Ctrl + N لتفتح لك نافذة تعريف Item جديد –( للتحرير اضغط Edit Item - للحذف اضغط Item Delete)
(انظر نموذج رقم4)
• اختر نوع البند من البنود الـ 11 التي تم شرحها في الدرس السابق . وكن حذرا عند اختيارك لنوع المادة فااكثر انواع المواد لا يمكن تغيرها .
• ادخل اسم البند او المادة هذا الاسم هوالذي سيظهر في نماذج مبيعاتك ومشترواتك.
انتبه : عند كتابة اسم البند باللغة العربية اكتب اولا نجمة * او حرف انجليزي E او نقاط ... ثم اكتب الاسم وذلك للتغلب على عدم ظهور الاسماء العربية في القوائم لضعف البرنامج في دعم اللغة العربية.
• اذا كان الـ Item بند فرعي من Item رئيس فحدد هذا الخيار واختر البند الرئيس من القائمة المنسدلة .
• اختر وصف يساعدك في تعريف هذه البند او المادة ويظهر في فاتورة الشراء.
(انظر نموذج رقم 5):
6. ادخل القيمة التي دفعتها عند شرائك للمادة اذا سعر الشراء يتفاوت عند كل شراء اترك هذا الحقل فارغا وادخل سعر الشراء الفعلي في فاتورة الشراء عند شرائك للمادة .
7. ادخل اسم الحساب الذي تدخل فيه تكلفة هذه المادة.
8. اذا كنت تشتري هذه المادة من مورد واحد فاكتب اسم المورد اما اذا كنت تشتريها من عدة موردين فاترك هذا الحقل فارغاً.
9. اذا اخترت بعض انواع المواد يظهر لك هذا الحقل ادخل فيه اسم حساب المخزون الذي عرفته الذي تريد أن تتبع له هذه المادة فعند شرائك لهذه المادة ستزيد قيمة هذا الحساب .
10. اذا اخترت نوع المادة Inventory سيظهر لك هذان الحقلان ادخل نقطة اعادة الطلبPoint recorder التي سيذكرك البرنامج ان هذه المادة وصلت لنقطة اعادة الطلب . وادخل في حقل On Hand الكمية الموجودة لديك حاليا من هذه المادة .
11. ادخل :
- وصف لاسم المادة يظهر في فاتورة البيع
- سعر البيع Sales Price
- اختر من القائمة هل هذا الصنف خاضع لضريبة المبيعات ام لا .
- حساب الايراد الذي يدخل فيه ايراد البيع لهذه المادة Income Account
1-3 تعريف زبون Customer جديد
انتبه :الزبائن : يعنى بهم الجهات الذين تبيع لهم سلع اوخدمات بانتظام بالنسبة للزبائن الذين لا تبيع لهم بانتظام وتتعامل معهم بالكاش فقط فيمكنك تعريف زبون وتسميه : زبون نقدي تدرج فيه كل مبيعاتك لمثل هذا النوع من الزبائن وكذلك بالنسبة للموردين تنشئ مورد نقدي للموردين الذين لا تتعامل معهم بانتظام وتتعامل معهم نقدا ولا تحتاج لبيانتهم .
1. اضغط على رمز Customer Center في شريط الادوات toolbar.. او اضغط على Ctrl+J
2. بعد ظهور نافذة Customer Center اضغط على New Customer او وظيفة جديدة New Job (الوظيفة تعني عمل معين مخصص لزبون معين تريد من البرنامج ان يتتبع لك هذا العمل حالته ونفقاته ومنصرفاته وسداده وغير ذلك مثلا انت تقوم بمقاولات البناء وتقوم ببناء معين لزبون س من عدة اعمال تقوم بها لهذا الزبون فتعرف هذا العمل بـ Job، معينة )
او اضغط على Ctrl +N لتظهر لك نافذة تعريف زبون جديد
3. في نافذة تعريف الزبون ادخل اسم الزبون وانتبه لما ذكرناه في كتابة
الاسم باللغة العربية فاكتب :
- شركة الزبون Company name
- اللقب الذي يظهر في الفواتير Mr,Ms…. سيد ،سيدة ...الخ
- ادخل الاسم الاول First Name
- ادخل الاسم الاخير last Name
- ادخل الاسم والعنوان الذي تريده ان يظهر في كشف الحساب للزبون .
انتبه : عند الكتابة باللغة العربية هنا فاجعل الكتابة بين معقوفتين () ليظهر في كشف الحساب . مثلا (الشركة العربية –عمارة ابو العلا – ت:68686)
تنبيه :هناك كثير من التفصيلات والبيانات التي يمكن ان تدخلها في نموذج تعريف الزبون وهي بيانات اختيارية اعرضنا عنها لئلا يطول الكتاب.
1-4 تعريف مورد جديد Adding Vendors
الموردون هم الجهات التي تدفع لها مقابل الخدمات والسلع التي تشتريها منها ويمكننا ايضا تعريف الجهات الحكومية التي تدفع لها كالضرائب والتامين كموردين
1. اضغط على رمز Vendor Center في شريط الادوات toolbar..
بعد ظهور نافذة Vendor Center اضغط على New او اضغط Ctrl+N
2. عند ظهور نافذة تعريف المورد ادخل بيانات المورد كما سبق في بيانات الزبائن وانتبه عند كتابة الاسم باللغة العربية لما ذكرناه .
الاضافة علي السريع
وتسمى ايضا الاضافة على الطاير فبدلا من طريقة التعريف السابقة يمكنك كتابة اسم الزبون او المورد في نموذج المبيعات او المشتروات وعندما لا يجد البرنامج الزبون او المورد في قوائمه ستخرج لك رسالة تخبرك ان هذا الزبون لايوجد في في القائمة وسيعطيك ثلاثة خيارات : (انظر نموذج رقم6)
4. Quick Add الاضافة السريعة تضيف فقط اسم الزبون ويمكنك تكملة باقي البيانات في وقت لاحق.
5. Set Up تفتح لك نموذج تعريف الزبائن او الموردين لتدخل كل ما تريد من بيانات
6. Cancle الغي عملية التعريف .
التصنيف classes
برنامج الـ QuickBooks يعطي مستوى اضافي للتصنيف يسمى classes يعطيك اماكنية لتصنيف عمليات وصفقاتك المالية حسب التصنيف الذي تريد مثلا تريد ان تحسب ايراد عربة معينة وتحسب منصرفاتها سوف تجعل هذه العربة كـClasse او تريد ان تصنف عملياتك المالية حسب فرع معين من فروع الشركة او تريد أن تصنفها حسب مندوب معين او ما تريد ويمكن اعتبار هذا التصنيف الاضافي كمركز تكلفة .
اعداد التصنيفات الاضافية للعمليات المالية: Classes
1- حدد Preferences من قائمة Edit
2- اضغط على رمز Accounting
3- اضغط على Company Preferences
4- اختر خيار استعمال الـ Use Class
5- اضغط على Ok
6- حدد ClassList من قائمة . List اذا كان هذا اول استخدام لك للـ Class فستجد القائمة فارغة
7- اضغط زر Class في الاسفل النافذة ثم اضغط New من القائمة .
بسرعة : يمكنك فتح نافذة Class جديدة بالضغط على Ctrl+N
8- ادخل اسم التصنيف الذي تريد .
9- اذا التصنيف تصنيف فرعي من تصنيف رئيس اختر تصنيف فرعي Subclass ثم اختار الصنيف الرئيس من القائمة الذي يتبع له التصنيف الفرعي
10- اضغط على Ok لحفظ التصنيف .
