بسم الله الرحمن الرحيم
سوف نتطرق من خلال هذا الموضوع الى الاطار العام للمحاسبه الحكوميه بوجه عام وقد قام باعداد هذا العمل مجموعه من طلاب المحاسبه الحكوميه برئاسة الطالب عبدالله الوذيناني ....
• تعريف المحاسبة الحكومية :
يمكن تعريف المحاسبة الحكومية بأنها مجموعة المبادىء والأسس و القواعد التي تهدف الى المساعدة في فرض الرقابة المالية و القانونية على موارد الحكومة المالية ونفقاتها.
كما انه يمكن تعريف المحاسبة الحكومية بأنها كافة عمليات إثبات و تحصيل وصرف الموارد الحكومية ثم تقديم التقارير الدورية عن تلك العمليات ونتائجها للجهات المختلفه وتهدف المحاسبة الحكومية الى إمداد الجهات المعنية بالبيانات المالية الحكومية وهذه الجهات هي :
1. الموظفون الأداريون حيث ان لهذه البيانات اهميه كبيرة في تنسيق معاملاتهم المالية اليومية والقيام بالواجبات الملقاه على عاتقهم بصورة صحيحة.
2. السلطة التشريعية والتي تقوم بدراسة المعلومات المقدمة للتعرف على مدى دقة تنفيذ الموازنة العامة .
3. رجال الأعمال والمستثمرون : حيث يهتمون بدراسة الأحوال المالية للحكومة للسبب الوضح وهو ان قيمة وسلامة استثماراتهم تتوقف الى حد كبير على هذه الأحوال المالية.
4. علماء المالية العامة والعلوم السياسية الذين يحتاجون هذه البيانات لمتابعة دراساتهم .
5. أفراد الجمهور العام بما لهم من اهتمامات خاصة بالأحوال المالية للدولة .
• أهداف النظام المحاسبي الحكومي:
1. يجب تصميم النظام المحاسبي الحكومي بما يتلائم مع المتطلبات النظامية و الاقتصادية للدولة.
2. ضرورة الربط بين النظام المحاسبي ونظام التبويب المتبع في إعداد الموازنة العامة.
3. من الأهمية بمكان إعداد الحسابات بحيث تظهر بوضوح الأغراض والعناصر التي يتم تخصيص الموارد للإنفاق عليها و الأفراد المسئولين عن حماية هذه الموارد وإستخدامها في تنفيذ البرامج و المشروعات المختلفة .
4. يجب ان يهدف التصميم الى اظهار النتائج المالية واللأقتصادية لأوجه نشاط كل برنامج بمعنا قياس الموارد وتحديد التكاليف وإظهار النتائج.
5. يراعى في التصميم ان يكون ملائماً لأمكانيات فرض الرقابة على الاعتمادات ومتابعة تنفيذ العمليات والمشروعات وادارة البرامج وفرض رقابة داخلية .
6. اعطاء البيانات المالية اللازمة للتخطيط والمتابعة وتقييم النتائج وكذلك التحليل الاقتصادي لاغراض الحسابات الفرعية .
7. يجب ان يكون النظام واضحاً بحيث يمكن للعاملين القيد بإنتظام وسهولة وبحيث يمكن اجراء مراجعة خارجية سليمة.
• مباديء المحاسبة الحكومية :
1. يجب ان يكون النظام قادرا على توضيح مااذا كانت الوحد قد التزمت بتطبيق القوانين والتعليمات عند تحصيلها للايرادات وانفاقها للمصروفات ومااذا كانت كل التصرفات قد تمت وفق الطريقة المحددة لها والاهداف المرسومة.
2. اذا ماتعارضت النصوص القانونية مع المباديء المحاسبية فانه يجب الالتزام بالقوانين والتعليمات مع لفت النظر الى ذلك.
3. يجب ان يقوم نظام حسابات الحكومة على اساس نظرية القيد المزدوج مع استخدام مجموعة دفترية كافية لتحقيق الرقابة الفعالة على المصروفات والايرادات
4. يبنبغى الاقلال من عدد الاعتمادات حتى تتوفر المرونة اللازمة لنجاح النظام المالي.
5. يجب تقسيم الاعتمادات طبقا لاحتياج الوحدة الادارية بحيث يتمشى التقسيم مع التبويب والتصنيف المتبع في الموازتة العامة للدولة.
6. يجب ان يتوافر لكل اعتماد مجموعة متوازنة من الحسابات قادرة على اعطاء صورة واضحة عن فروع النشاط المتعلقة ببنود الاعتماد بالاضافة الى بيان مدى الالتزام بالقوانين والتعليمات المالية والادارية.
7. ينبغي التفرقة بين الحسابات المختصة بالاصول المتداولة وتلك التي تتعلق بالاصول الثايتة والتفرقة بين مجموعة الحسابات التي تختص بالخصوم المتداولة وتلك التي تختص بالخصوم طويلة الاجل.
8. يتم تقويم الاصول الثابتة على اساس التكلفة الفعلية وقت الحصول على الاصل او على اساس التكاليق التقديرية في حالة عدم توافر البيانات.
9. لايحتسب استهلاك للاصول الثابتة العامة مالم يكن قانونا حجز المبالغ النقدية اللازمة لاستبدالها.
10.ينبغى ان تكون الحسابات قادرة على توفير البيانات اللازمة لاحكام الرقابة المالية والادارية على عناصر الايرادات.
11.اتباع اساس الاستحقاق في قيد الايرادات والمصروفات الحكومية كلما كان ذلك ممكنا.
12.يجب تقسيم الايرادات طبقا لمصدرها من ناحية , وطبقا للاعتمادات المخصصة لها من ناحية اخرى.
13.استخدام نظام لحسابات التكاليف كلما امكن ذلك لقياس تكلفة وحدة الخدمة المنجزة.
14.يجب ان يقوم النظام المحاسي على اساس موحد من المصطلحات والحسابات والقوائم والتقارير سواء كان ذلك عند اعداد موازنة الدولة او عند اعداد الحسابات الختامية واعداد التقارير عن نشاط الوحدة.
• المستفيدون من البيانات المحاسبية :
المعلومات والبيانات المحاسبية تعتبر مصدراً هاماً للوقوف على الحالة الاقتصادية والمالية للمشروع يستند اليها العديد من المستفيدين كالآتي:
1. أصحاب المشروع: لمعرفة مصير الاموال المستثمرة والحكم على نتيجة اعمال المشروع وكفاءة الادارة القائمة.
2. ادارة المشروع: لمعرفة درجة نجاح المشروع في تحقيق الهدف و درجة كفاءة الادارة و المقدرة على اختيار افضل السياسات التي تساعد على تحسين الاحوال المالية. وادارة المشروع هنا تعني كل المسويات الادارية(عليا-متوسطة-دنيا).
3. الدولة : لها مصلحة في مغرفة حقيقة المركز المالي للمشروعات القائمة حيث ان لها مصلحة مباشرة كشريك في الربح عن طريق الضرائب و الزكاة الشرعية الواجب دفعها وغير مباشرة لمعرفة اثر المشروع وتفاعله وقيمته المضافة على الاقتصاد الكلي
4. المترضين والدائنين :يهمهم التأكد من سلامة المركز المالي للمشروع والاطمئنان على امكانيات استعادة اموالهم وهم اصحاب الاعمال والبنوك وبيوت التمويل والاستثمار .
5. المستثمرون المحتملون :يهمهم تقرير امكانية المساهمة في المشروعات القائمة وشراء حصص او اسهم للاستثمار المدخرات الفائضه لديهم
6. العالملون بالمشروع:يهتمون بالبيانات المحاسبية لمعرفة مدى نجاح المشروع في تحقيق اهدافه واثر ذلك على علاواتهم وترقياتهم وتنقلاتهم ومستقبلهم .
7. ارضاء الذات :عن طريق ارضاء الله بأن يؤدي المشروع خدمة عامة للمجتمع ومراعاة حقوق الله في استخدام الاموال
• وظائف المحاسبة الحكومية :
للمحاسبة الحكومية اغراض تخدمها ومنها :
• اغراض المراقبه المركزيه:
أ-على النظام المحاسبي الحكومي ان يتقيد بالقوانين والتعليمات السارية.
ب-ان يكون هناك ربط بين اعتمادات الميزانية وبين الحسابات المفتوحة والدفاتر.
ج-يجب ان تصمم الحسابات بطريقه تسمح بالتحقيق من كفايه الاحتفاظ بالاموال العامة.
د-ان يتضمن اجراءات فعالة للمراقبه الداخلية
• أغراض ادارية :
أ-يجب ان تساعد الحسابات في الوحدات الحكوميه بان تودي الخدمات باقل تكلفة.
ب-يجب ان تساعد الحسابات المستويات الادراية على التخطيط السليم وتنفيذه.
ج-الحسابات المنشوره يجب ان تساعد الجمهورعلى استنتاج الحقائق عن مالية الدوله بكل سهولة.
د-المساعدة في اعطاء المعلومات الكامله والضروريه لاغراض التحليل الاقتصادي.
• أسس المحاسبة الحكومية:
• الأساس النقدي:
يعتمد هذا المبداء على تحميل الحساب الختامي لاي سنه ماليه بالنفقات التي دفعت فعلا خلال تلك السنه والايرادات التي قبضت فعلا خلال تلك السنه بغض النظر عما اذا كانت هذه النفقات والايرادات تعود اي سنه ماليه نفسها او سنه ماليه سابقه او سنه ماليه لاحقه.
• أساس الاستحقاق :
يتضمن تحميل الحساب الختامي لاي سنه ماليه بالنفقات او الايرادات التي نشات خلال تلك السنه بغض النظر عمااذا كانت النفقات سددت او لم تسدد بعد او دفعت مقدما عن سنه ماليه لاحقة.
• الأساس المشترك بين الاساس النقدي والاستحقاق اي مايسمى بالاساس النقدي المعدل:
ان بعض الوحدات الحكوميه قد تسير على اساس الاستحقاق بالنسبة للابواب الهامه من الايرادات ولكنها تتبع الاساس النقدي بالنسبه للابواب الاخرى الغير هامة .
وبعض الوحدات الحكوميه التي تسير على اساس الاستحقاق بالنسبه الى مصروفاتها قد يمتنع عليها تنفيذ ذلك بالنسبه لبعض المصوفات التي لايوجد لها اعتماد مفتوح في السنه الحاليه.
اما السجلات الممسوكه على اساس نقدي قد تمكسك الى جانبها سجلات اخرى مساعده تمكن من عرض ونتائج في شكل مقارب نتائج اساس الاستحقاق.
• الأركان الرئيسية للنظام المحاسبي:
لكي يودي النظام المحاسبي المتبع اهدافه ويحقق النتائج المرجوه ويوفر للعاملين ومتخذي القرارت المعلومات والبيانات الضرورية فانه لا بد من توافر عدد من العناصر التي تعد بمثابة اركان للنظام منها
1. توفر مجموعة المستندات التي يتم بموجبها القيد في الدفاتر وتكون هذه المستندات محددة ومعتمدة .
2. توفر مجموعة من الدفاتر التي تسجل فيها العمليات الحسابيه تكون موحدة النماذج ومعتمدة .
3. توفر مجموعه من الدفاتر البيانيه والاحصائية المساعده .
4. توفر مجموعة من التقارير والملخصات والبيانات الدورية .
5. مجموعة من الموظفين الملمين بالعمل المالي والمحاسبي ولديهم ادراك تام بتفاصيل خطوات هذا العمل.
6. ضرورة وجود نظام للضبط الداخلي تلتزم به الوحده يحدد مسئوليات الموظفين وواجباتهم فيما يتعلق بعمليات التحصيل والصرف والقيد المحاسبي .
• خصائص النظام المحاسبي الحكومي :
1. لايضهر حسابا بالراس مال بالمعنى المتعارف علية
2. يتضمن معايير واجراءات رقابية واكثر من تللك المستخدمة في الانضمة الاخرى.
3. لانفرق بين المصروفات الايرادية والراسمالية .
4. يتبع اما الاساس النقدي او المعدل.
• الاساس النقدي/يعتمد على تحميل الاساس الختامي لاي سنة ماليةبالنفقات المدفوعة خلال تللك السنة.
• النقدي المعدل /ان بعض الوحدات الحكومية قدتسير على النقد بالنسبة للايرادات واساس الاستحقاق بالنسبة للمصروفات وقد يحدث الخروج على هذة القواعد فيطبق اساس الاستحقاق...
نظريات المحاسبه الحكوميه:
لقد كانت المحاسبة في أول أمرها تعتبر فن تطبيقي قائم على مجموعة من القواعد التي يجب أتباعها وهي عرف محاسبي
والفكر المحاسبي تمخض عن ثلاثة نظريات يمكن أستخدامها لألقاء الضوء على طبيعة النشاط المالي والأقتصادي من حيث تحليل الأصول والخصوم والأيرادات والمصروفات والأرباح وهذة النظريات هي :
1- نظرية أصحاب المشروع
2- نظرية الشخصية المعنوية
3- نظرية الأموال المخصصة : وهذة النظرية هي أكثر النظريات المحاسبية ملائمة لتفسير الأساس العلمي للوحدات الحكومية ومن مقوماتها مايلي :
أ- مجموعة الموارد والأمكانيات الأقتصادية التي تجدد سنويا لدى وحدة أدارية
ب- هذة الوحدة الأدارية تخضع لقيود قانونية يجب مراعاتها
ج- الأيرادات والمصروفات تدفقات نقدية أعتمدتها الحكومة وخصصتها للوحدة لكي تحقق أهدافها
د- الوحدة الأدارية لاتسعى لتحقيق ربح وأنمى لتقديم الخدمات العامة
ه- لايوجد للوحدة رأس مال للحركة سواء بالزيادة أو النقص وأنما يخصص للوحدة أعتمادات مالية بأختلاف البرنامج المستهدف لذالك فأن الفرق بين الأيرادات أو المصروفات سواء بالزيادة أو النقص يعتبر فائض أو عجز يرحل للخزنة العامة في نهاية الفترة
و- ينبغي تعميم النظام المحاسبي بحيث يراعي مايلي :
** أظهار الميزانية التقديرية للوحدة ومنها يمكن معرفة النشاط المرجو تحقيقة والأحتياطات المالية المعتمدة
** حسابات فعلية توضح ماتم تنفيذة فعلا من هذا النشاط المستهدف ومعرفة الأيرادات المقدرة والأيرادات الفعلية والمصروفات المقدرة والمصروفات الفعلية والفروقات الناتجة عن التطبيق
لذالك فأن ( الوحدة الأدارية ) من جهة نظر المحاسبين هي مجموعة من الأموال والموارد النقدية التي تخصص لتأدية مهام محددة
ومن ثم فأن الأسلوب المحاسبي المناسب هو ذالك الأسلوب الذي يسعى ألى تحقيق رقابة على تحصيل وأنفاق الأموال العامة بمعنى أن مهمة الأدارة المحاسبية مهمة أحصائية رقابية تعتمد على مراجعة التقارير الدورية التي تعدها الوحدة الأدارية .
• المستندات:
كقاعدة عامة لا يجوز إجراء أي عمليات مالية أو قيدها بالدفاتر إلا بموجب مستندات كافية سواء كانت هذه العملية تتعلق بالمصروفات أم تتعلق بالإيرادات. ولما للمستندات من أهمية بالغة فقد أزلمت التعليمات واللوائح المالية المطبقة في المملكة جميع الوزارات والمصالح الحكومية والمؤسسات العامة بضرورة الالتزام بمجموعة من المستندات ينبغي استيفاؤها واستكمالها عند الصرف أو التحصيل ثم يجرى القيد بموجبها في الدفاتر وحفظها بعد ذلك بطريقة منظمة ومرتبة بعيداً عن العبث، وبطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
ولما كانت العمليات المالية مختلفة ومتنوعة فكان طبيعياً أن نجد أنواعاً متعددة من المستندات مثل الفواتير، ومذكرات الإدخال وإيصالات استلام وعقود الإيجار وأوراق المناقصات ومسيرات الرواتب والشيكات والحوالات، .. إلخ.
وهكذا نجد أن جميع العمليات تؤيدها مستندات ويختلف شكل هذه المستندات ونوعها باختلاف الغرض الذي من أجله أعطي ذلك المستند إلا أنه يمكن القول بضرورة توفر البيانات الآتية في أي مستند حتى يمكن اعتباره كافياً:
1. بيانات عن الجهة أو الشخص الذي أصدر المستند (الاسم، العنوان، .. إلخ).
2. بيانات عن الجهة أو الشخص الصادر إليها المستند (الاسم، محل الإقامة .. إلخ).
3. تاريخ تحرير المستند ورقمه.
4. سبب صدور المستند وهو يختلف باختلاف العمليات المالية فقد يكون تحصيل مبلغ من النقود أو صرف مبلغ من المال.
5. المبلغ المطلوب تحصيله أو صرفه بالأرقام وبالكتابة كما يجب أن يبين السعر الجزئي لكل وحدة والكمية المطلوبة والقيمة الإجمالية.
6. بيان عن البضاعة أو المبالغ محل المستند.
7. توقيع الشخص أو الأشخاص المسئولين بالجهة التي أصدرت المستند.
8. عدم وجود كشط أو شطب بالمستند.
9. كون المستند المقدم أصلاً وليس صورة عن أصل.
وتأسيساً على ما تقدم فإنه يتم تحصيل إيرادات الدولة ودفع مصروفاتها بناء على مستندات نصت عليها التعليمات المالية للميزانية والحسابات.
وفيما يلي توضيح هذه المستندات:
المستندات هي : (متحصلات - مدفوعات - قيودات )
أولاً: المتحصلات:
1. أمر قبض.
2. إيصال استلام.
3. كشف متحصلات.
4. إشعار توريد.
ثانياً: المدفوعات:
1. أمر اعتماد صرف.
2. حوالة أو أمر دفع.
3. كشف مدفوعات.
ثالثاً: القيودات:
1. أمر اعتماد صرف.
2. إذن تسوية.
مستندات التحصيل:
من الطبيعي ألا يستلم أمين الصندوق أي مبلغ من المال إلا بموجب أمر صادر من جهة مختصة تحدد فيه المبلغ الذي يستمله واسم الشخص الذي سوف يحصل منه النقود والغرض أو الحساب الذي يتم التحصيل من أجله ومن أجل هذا تم تصميم أمر القبض.
أمر القبض : نموذج رقم (1)
وهو عبارة عن أمر صادر إلى أمين الصندوق باستلام مبلغ معين من شخص معين لغرض معين، ويتكون هذا الأمر من جزئين كل منهما يشتمل على البيانات الخاصة بالمبلغ المطلوب من أمين الصندوق تحصيله واستلامه ويتم التوقيع على هذا الأمر من قبل الموظف المختص ومدير الإدارة المالية أو رئيس المحاسبة، ويتكون أمر القبض من أصل وصورة يسلم الأصل إلى الشخص دافع النقود الذي يقوم بدوره بتسليمه هو والنقود إلى أمين الصندوق، أما الصورة فتبقى بدفتر أوامر القبض (بالبوك أو المجلد) للرجوع إليها عند الحاجة.
إيصال استلام النقود: (نموذج 2) و (نموذج 2 ت )
1. يتم إثبات استلام النقود وما في حكمها بموجب إيصال الاستلام (نموذج رقم 2) أو (نموذج 2ت) تبعاً لجهة الاستلام، ويمكن تعريف إيصال الاستلام بأنه إقرار من أمين الصندوق أو المحصل باستلامه مبلغ معين من شخص معين لغرض معين ويستخدم النموذج الأول من قبل أمناء الصناديق ويستخدم النموذج الثاني من قبل الحباة والمحصلين وفي كلا النموذجين يتم تحرير الإيصال من (أصل وصورتين).
- الأصل يسلم للشخص وهو باللون الأبيض.
- الصورة الأولى وهو باللون الأخضر. ترفق بكشف متحصلات الصندوق الذي يعده أمين الصندوق في نهاية كل فترة حسب نظام العمل بالمصلحة وفق المادة (10/2/1) من تعليمات المالية.
- الصورة الثانية وهي باللون الأصفر تظل بالبوك للرجوع إلهيا عند الحاجة.
2. تعتبر دفاتر إيصالات الاستلام من الدفاتر ذات القيمة ولذلك يتعين طبعها بمطابع الحكومة بعدد (50) إيصال للدفتر الواحد وتختم جميع إيصالات هذه الدفاتر بختم وزارة المالية والاقتصاد الوطني ويوضح على كل دفتر عدد إيصالاته والرقم المتسلسل وعلى كل جهة حكومية حفظ هذه الدفاتر سواء كانت جديدة أو مستعملة في خزائن حديدية لحفظها بعيداً عن العوامل الجوية وتأثير دودة الأرض مرتبة حسب تواريخ استعمالها للرجوع إليها عند الحاجة ويراعى في تداولها أن تعد الجهة الحكومية عند طلبها إلى مصلحة مطابع الحكومية كمية من الإيصالات بياناً عن الدفعة السابقة يشتمل على ما يلي:
• عدد آخر دفعة مستملة من الإيصالات وبيان أرقامها التسلسلية وتاريخ استلامها ونوعها (نموذج 2 أو 2ت)
• عدد ونوع الأبواك المنصرفة من المستودع إلى أمناء الصناديق وغيرهم وأرقام وتواريخ صرفها.
• عدد ونوع الإيصالات الغير مستعملة المتبقية في المستودع وبيان أرقامها والفترة المتوقعة لصرفها.
كما يراعى أن تحدد الجهة الحكومية العدد اللازم لها من الإيصالات على ضوء الاحتياج الفعلي.
3. تعتبر الكميات المنصرفة من المستودع عهداً على الموظفين المستلمين لها من أمناء الصناديق والمحصلين وغيرهم حسب أرقامها التسلسلية وتسجل عليهم في بطاقات العهد نموذج (
حتى يتم استخدامها والتأكد من توريد المبالغ المحصلة بموجبها إلى خزينة الدولة من قبل المسئولين عن الحسابات طبقاً للتعليمات المالية وإذا لم يتمكن مستلمها من استخدامها تحت أي ظرف من الظروف تعاد للمستودع ليتم في كلا الحالتين سلخها من العهدة.
4. عند فقد إيصال استلام أو دفتر إيصالات استلام يتم التالي:
أ) العمل على تحديد التاريخ الذي حدث فيه الفقد أو الفترة التي وقع خلالها حسب الأحوال مع التحري عن أسبابه.
ب) النظر في مجازات الموظف المسئول بالجزاء المناسب مع تحمليه في جميع الأحوال بقيمة الإيصالات المفقودة.
ت) إذا كانت قيمة الإيصالات محددة سلفاً كما لو كان مخصصاً لمبلغ معروف حسب قيمة البوك بضرب عدد إيصالاته في القيمة المحددة سلفاً.
ث) أما إذا كانت قيمة إيصالات البوك غير محددة سلفاً فتحسب قيمة البوك على أساس الأعلى قيمة مما يتوافر من الأمور التالية:
1. قيمة ذات البوك المحصل من العام السابق في التاريخ المماثل لتاريخ الفقد أو خلال الفترة المماثلة لفترة الفقد حسب الأحوال.
2. متوسط أقيام ذات الأبواك المحصلة خلال أربعة أشهر سابقة وأخرى لاحقة لتاريخ الفقد المشار إليه.
3. متوسط أقيام ذات الأبواك المحصلة طوال السنة السابقة على تاريخ الفقد.
ج) يعتد في الأمور المتعلقة بذات الموظف المسئول فإن تعذر لسبب أو لآخر يعتد بمثله في ذات الجهة فإن تعذر أيضاً تولت وزارة المالية والاقتصاد الوطني تحديد شبيه له في جهة أخرى وبالتالي حساب تلك الأقيام.
ح) يلاحظ سداد العهدة العينية والعهدة النقدية عند سداد قيمة الإيصالات المفقودة للخزينة العامة وإشعار الجهات ذات الاختصاص بذلك.(1)
دفتر يومية الصندوق (نموذج رقم 3)
1. يمسك هذا الدفتر بمعرفة أمين الصندوق، ويقيد في جانب المقبوضات منه (الجانب الأيمن) جميع المبالغ التي يتم تحصيلها من واقع أمر القبض، كما يقيد في هذا الجانب المبالغ التي يستملها أمناء الصناديق الموجودة في مقار الوزارات والمصالح (التي تمسك حساباتها بنفسها) بموجب أوامر الدفع المسحوبة على وزارة المالية لتغذية الصناديق على ذمة تأمين النفقات التي تقل عن الحد المسموح بسحب أمر دفع به. وتقيد جميع هذه المبالغ بدفتر يومية الصندوق بأرقام مسلسلة شهرية بحسب ترتيب استلامها على أن يوقع أمين الصندوق على أوامر القبض بما يفيد استلام المبالغ المدونة بها ويثبت عليها رقم وتاريخ قيدها بدفتر يومية الصندوق.
أما صافي الرواتب التي يسحب بقيمتها أمر دفع باسم أمين الصندوق باعتباره مندوب صرف لتسليمها لأصحابها فإنها لا تقيد بدفتر يومية الصندوق لأن القيمة لم تصرف له باعتباره أمين صندوق.
2. يقيد أمين الصندوق في جانب المدفوعات من دفتر يومية الصندوق (الجانب الأيسر) المبالغ التي يودعها مؤسسة النقد مع إثبات رقم وتاريخ الإشعار الدال على الإيداع والمعطى له من المؤسسة، كما يقيد في هذا الجانب جميع المبالغ التي يصرفها بموجب - الحوالات - المسحوبة على الصندوق مع إثبات أرقام وتواريخ هذه الحوالات واسم المصروف إليه.
3. يتعين على أمين الصندوق - في مقار الجهات التي تمسك حساباتها بنفسها - أن يحرر في نهاية كل يوم كشفاً بالمقبوضات التي حصلها (أي المتحصلات التي يستلمها بموجب أوامر قبض) وكشف آخر بالمدفوعات التي خرجت من صندوقه سواء أودعت مؤسسة النقد أو صرفت بموجب الحوالات المسحوبة على الصندوق، ويرفق بكشف المتحصلات أوامر القبض وصور إيصالات الاستلام المؤيدة للمقبوضات، كما يرفق بكشف المدفوعات المستندات المؤيدة للمدفوعات وهي إيصالات الإيداع للمؤسسة والحوالات المصروفة قيمتها من الصندوق.
4. يراعى عند تحرير كشف المتحصلات إثبات أرقام جميع إيصالات الاستلام بالتسلسل، وإذا حدث أن ألغى أحد الإيصالات فيجب إثبات رقمه بالكشف والتأشير أمامه بأنه ألغي على أن يحفظ الأصل والصورتان بدفتر الإيصالات مع التأشير عليها جميعاً بالإلغاء.
5. على الإدارة المالية بمجرد تلقي كشفي المتحصلات والمدفوعات ومرفقاتهما أن تقوم بمراجعتهما وتحرير إذن تسوية لقيد المتحصلات على حساب الصندوق (طرف أمين الصندوق) وقيد المدفوعات لحسابه كما ورد في المادتين (25/2/3) ، (26/2/3) بالباب الثالث من التعليمات المالية.
6. في الفروع التي لا تمسك حساباتها بنفسها يكون دفتر يومية الصندوق مخصصاً لقيد المتحصلات النقدية في جانب المقبوضات وذلك من واقع أوامر القبض مع إعطاء دافع النقود إيصالاً بالاستلام على نحو ما نصت عليه المادتان (3/2/1) (4/2/1) من التعليمات المالية ويقيد في جانب المدفوعات من الدفتر المذكور المبالغ التي يودعها مؤسسة النقد مع إثبات رقم وتاريخ الإيصال الدال على الإيداع والمعطى له من المؤسسة. وعلى أمين صندوق الفرع أن يرسل إلى الإدارة المالية أو قسم الحسابات في المواعيد التي تحددها كل وزارة أو مصلحة لفروعها - حسب حاجة العمل ومقدار المتحصلات - كشفاً بالمبالغ التي حصلها والتي أودعها بالمؤسسة خلال المدة المعمول عنها الكشف ويرفق بها أوامر القبض وصور إيصالات الاستلام والإيصالات الدالة على الإيداع في المؤسسة، مع مراعاة ما جاء بالمادة (10/2/1) من التعليمات المالية بشأن تحرير هذا الكشف، وعلى الإدارة المالية بمجرد تلقي الكشف المذكور أن تقوم بمراجعته وتحرير إذن تسوية - لقيد قيمة المتحصلات على حساب الصندوق (طرف أمين صندوق الفرع) وقيد المبالغ المودعة بالمؤسسة لحساب هذا الصندوق، أما النفقات اللازمة للفروع فتؤمن السلفة التي تقررها الوزارة أو المصلحة لكل فرع على نحو ما سيرد ذكره بالباب الثاني (المصروفات)
7. لا يحتفظ بالخزائن والصناديق إلا بالأموال الحكومية ويمنع منعاً باتاً الاحتفاظ فيها بأية أموال أخرى سواء كانت شخصية أو خلافها.
8. يندب رئيس المصحلة وبشكل مفاجئ من يقوم بجرد الصندوق مرة على الأقل في كل شهر، وإذا ما ظهرت زيادة فيجب توريدها فوراً للصندوق بمقتضى إيصال استلام وتحرير إذن تسوية لقيد هذه الزيادة في حساب الصندوق مقابل إضافتها إلى حساب الإيرادات (إيرادات متنوعة)، أما في حالة ظهور عجز فيرفع الأمر لرئيس المصلحة لإجراء التحقيق اللازم وتحديد المسئولية بشأنه وتكليفه بتسديد قيمة العجز إذا ثبت إدانته بشكل قاطع، وإذا لم يسدده يقيد عهده عليه وتتخذ الإجراءات اللازمة لتحصيله ويتعين إثبات نتيجة الجرد بدفتر يومية الصندوق والتوقيع على النتيجة من أمين الصندوق ومن الموظف المكلف بعملية الجرد، وعند ثبوت الاختلاس يتوجب إبلاغ وزارة العدل ووزارة الداخلية. ووزارة الخدمة المدنية ومصلحة معاشات التقاعد وديوان المراقبة العامة.....
• المخرجات:
تعتبر التقارير وسيلة لنقل المعلومات من مستوى اداري الى اخر كما ان النضام المحاسبي يهدف الى توفير البيانات الازمة لمختلف المستويات الادارية وتسهيل تحليلها في اقرب وقت في الطريقة المطلوبة وحتى يمكن تحقيق ذلك لابد من تصنيف المعلومات التي تتم في الوزارات والمصالح الحكومية وقيدها في الحسابات المناسبة.
